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如何做好大型电话会议的组织和服务工作?

发布时间: 2020-10-09 13:45 来源: 百脑会 阅读: 131

​电话会议具有覆盖面广、组织方便、实用高效的特点。本文试图通过总结电话会议组织与服务的经验与实践,探索其规律,使组织服务更加规范、严谨、顺畅。

大型电话会议通常有一个主会场和几个分会场。各场馆的选择应根据会议形式、规模、技术条件和配套服务等综合确定。应注意会议场地是否有专用线路和专用设备,是否具备临时架设相关设备的技术条件。涉密会议应充分考虑安全保密因素。

主会场应设置独立的主席台,高度、宽度和深度应适当。在对面和两边应该有足够的空间来布置各种屏幕。其次,舞台下要有一个合适的空间。规模应满足参与者人数的需要。它应该尽可能是正方形的。前排和主席台之间应有适当的距离。

至于电话会议分会场,尽量选择阶梯式场地,这样可以更好地展示参赛者的整体画面,减少前排对后排的遮挡;如果不是阶梯式场馆,分会场的摄像头位置不宜太低,尽量照顾到场馆的全景。一般来说,分会场不再有单一的讲台,所有与会者都坐在主会场屏幕上的大屏幕上。各分会场的形式和布局应尽量统一。

电话会议会场的布置除满足与现场会议相同的常规元素外,还应注重主会场与副会场之间的沟通安排,特别是屏幕设置应尽量符合日常沟通习惯,满足全体员工的需要。要通过统一规范的会场布局和科学的屏幕设置,提高会议的整体感。

主会场布局。我们要注重两个方面:一方面,屏幕供坐在讲台上的人观看。一般设置在讲台与台下排场地之间,不影响讲台与观众的目光接触。如果讲台较宽,则应多设屏幕,左右对称,防止坐在讲台上的人转头看侧面。如果主席台与台下场地的距离不够,也可以直接在场地后面设置屏幕。屏幕尺寸应满足清晰观看的需要,高度应适当。另一方面,它是一个屏幕,让坐在主会场的人们观看。一般安排在两个区域:一是在主席台两侧,面向台下场地,尺寸和高度应满足整个场地,特别是后排视野清晰的需要;

分会场布局。要注意观众观看的大屏幕,大屏幕应设置在场馆前,尺寸应满足场馆内所有人员清晰观看的需要。不宜太高或太低,宜端坐水平。分会场设置统一标识,标明场馆标准名称。一般通过技术手段直接显示在场馆屏幕右下角。注意不要遮挡分馆场馆应展示的其他元素。

扬声器的位置。根据会议议程,有些会议需要安排主会场或分会场人员发言。根据需要,可设置单个扬声器。背景简单,规范统一。另外,还设置了单独的摄像机,从俯视角度拍摄扬声器。图片中每个演讲者的比例应该是一致的。

在组织召开大型电话会议前,要在会议组织、技术支持等各方面做好扎实、周密的准备工作,制定详细的电话会议组织服务方案、视频切换脚本、特殊情况应对预案。

建立协作高效的会议工作体系。要确保会议组织和技术支持两个团队统一行动、无缝衔接,确保主、副场馆工作人员沟通顺畅、反应迅速。会议协调会应提前召开,相关方参加,建立主、副会场工作人员的联络机制,分工明确,责任落实。

提供安全顺畅的信息技术支持。从技术上讲,要保证画面和声音同步流畅,不能卡住,更不能“离线”和“断开”。一般来说,应该准备双向支持,并且应该可以“无缝切换”。要在主会场和各分会场之间营造一个整体一致的氛围。通过合理布置拾音设备,达到环境的音响效果,将主会场的热烈掌声实时传递到各分会场,增强会场感,营造主、副会场良好的互动氛围。会前1-2天与各分公司进行联调联试。会议组织人员和技术支持人员应配合,逐项检查落实各项要素,发现问题及时解决。

预制详细和准确的视频切换脚本。会议通信的主要渠道是视频图像和声音的传输。良好的画面切换和会议全景及关键环节的及时显示,可大大提高会议效果。视频切换脚本要精确、精细,每个画面不同时段显示的具体内容要提前制定。

应根据不同人员的需要,在不同的手上展示不同的图片。主席台上的座位需要看到主、副场馆的图片,分场馆的分场馆,分场馆的分场馆的图片。

另一方面,要区分焦点、焦点和全景。讲话的领导同志、主持人、发言人是会议的“焦点”,特别是领导同志强调的讲话或稿件外讲话的精彩场面,要充分展示;讲台是会议的“重点”,要安排专门的图片展示,并在主席台上及时展示每位领导的单张照片;主会场和分会场是会议的“全景”,要注意交接清楚,如果分会场数量较多,应依次展示,分会场画面的顺序和时长应事先安排好。

现场电话会议服务的主要任务是确保会议议程按既定计划进行,维护主、副会场秩序,对特殊情况及时处理,确保会议效果。会前1小时左右,与各分会场再次进行联调联试,对会议各要素进行最终检查和落实。在检查结束到领导同志入场的准备时间内,可以先切断主会场的音视频播放备份视频,然后在会议开始前进行同步显示。会议开始后,要密切关注会议进程,提前做好相关准备工作。

比如,领导同志进入会场前,应提前将摄像机调到入口方向;发言人准备发言时,通常提前在演讲者座位就座,并及时切换屏幕;注意会场情况,在会议过程中,如有违反会议秩序和纪律的行为,应及时纠正等,及时发现特殊情况,准确判断,迅速处理。

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