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如何开好电话会议?电话会议会前准备工作

发布时间: 2020-09-08 18:15 来源: 百脑会 阅读: 163

随着网络技术和经济的发展,越来越多的组织和个人需要跨区域的交流。网络电话会议系统已经比较成熟。可应用的软件包括WebEx、Skype或QQ。它可以在多个平台上进行通信,而且收费相当便宜和方便。

但是,在网络电话会议的召开过程中,我们经常会遇到一些问题,比如效率低、冷淡、沟通效果差、做其他事情,不能达到面对面会议的效果。您将学习以下技巧,帮助您举办一个好的在线电话会议,而不是谈论会议场所的厚而暗的东西:

电话会议会前的准备和沟通始终是高效会议的先决条件。无论开什么样的会,都要做好会前准备

1) 电话会议的目的是什么?会议总是需要一个目标。会后我们需要什么样的产出?需要达成什么样的共识?目前情况如何?或者会议上需要解决什么问题?我们应该知道,一个会议需要很多人参加,这是公司的成本,也是个人的生命。如果会议没有明确的目标,那就是浪费资源和时间。

2) 谁需要参加电话会议?他们的时间方便吗?不同的时区需要在每个人头脑清醒的时候安排尽可能多的时间。这些人有目的冲突吗?以前的会议合作程度如何?如果可能的话,我们可以在会前提前与相关与会者沟通,了解他们的痛点和期望。会前的沟通比会上的辩论有效得多。注意,最好控制参加会议的人数,尽量不超过10人,并尽量确保每个人都参与讨论。

3) 要制定电话会议议程,每项议程都必须有时限。为了确定主持人和会议记录人,有必要澄清每个议程中讨论的内容。

4) 所有电话会议材料、重要议题、议题及相关决议、会议议程、参会人员名单应至少提前一周作为正式会议邀请函的附件发送,与会者不能出席会议的情况应电话确认。由于关键人员的缺席,必须更改时间表。如果可能,在会议前一天与主要与会者再次确认。

5) 提前15分钟打开会议软件,防止因密码过期等技术问题导致会议按时开始。如果可能,你可以使用其他手机或平台进行测试,以防其他国家的同事无法参加。

6) 打开必要的信息、PPT等,以减少会议期间查找文件的时间。

7) 电话会议开始时,应在会议开始时详细介绍会议的目的、议程和纪律。在讨论过程中,对已经达成协议或结论的问题,要记录讨论结果;对不能达成协议的问题,要及时停止讨论。毕竟远程讨论的效率不是太高,但需要记录过程,记录各方意见,为进一步讨论留下基础。否则,我们每次都要从头开始。

8) 电话会议记录应分为三部分。讨论的问题是什么?原因是什么?商定的行动计划是什么?或者为什么没有达成协议?

9) 电话会议纪要、审议议程、会议纪要,有不同或需要及时补充修改的。讨论下一次会议或行动计划的实施和跟踪。

10) 分发电话会议纪要,明确未决问题,并抄送相关利益相关者。

11) 定期跟踪行动计划的结果,并抄送相关人员。对于悬而未决的问题,有必要讨论下一阶段的计划。该方法可采用PDCA。

一个成功的电话会议需要周密的准备,精细的控制和全面的跟踪。它需要参与者的理解与合作。如果我们能够脚踏实地地执行上述步骤,我们一定能在网络电话会议上取得预期的效果。

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